热敏打印机的工作原理是打印头上安装有半导体加热元件，打印头加热并接触热敏打印纸后就可以打印出需要的图案，其原理与热敏式传真机类似。图像是通过加热，在膜中产生化学反应而生成的。这种热敏打印机化学反应是在一定的温度下进行的。高温会加速这种化学反应。当温度低于60℃时，纸需要经过相当长，甚至长达几年的时间才能变成深色;而当温度为200℃时，这种反映会在几微秒内完成。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，仓库管理系统应运而生，其检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等优 点极大地提 高人事劳资管理的效率；
相对于针式打印机，热敏打印速度快、噪音低，打印清晰，使用方便的优点。但热敏打印机不能直接打印双联，打印出来的单据不能永久保存，如果用最好的热敏纸，避光良好的状态下，能保存十年。而针式打印可以打印双联，而且如果用好的色带的话，打印单据可以保存很久，但针式打印机打印速度慢，噪音大，打印字迹粗糙，需要经常更换色带。如果用户需要打印发票，建议使用针式打印，其他打印其他单据时，建议使用热敏打印。
热敏打印机字迹模糊的原因：
1、电源适配器不符合要求。不能使热敏打印机半导体元件产生合适的能量，使热敏纸变色;
2、热敏纸厚度不符合热敏打印机要求。纸张与打印胶轮间隙太大。热敏打印机半导体元件与热敏纸不能亲密接触;
3、劣质热敏纸，化学涂层不均匀或涂层热敏感度低，热敏打印机半导体元件产生的能量不能够或不足以使其变色;
4、热敏打印机芯老化，热敏片阻值发生变化。特定的电压产生较小的能量，从而不能使热敏纸变色。
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